ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS DI MTs NEGERI 2 PRINGSEWU LAMPUNG

Abstract

Setiap kegiatan keorganisasian baik organisasi pemerintah ataupun swasta seperti organisasi pada lembaga pendidikan membutuhkan informasi sebagai penunjang kegiatan administrasi dan pelaksanaan menejemen suatu organisasi. Salah satu sumber informasi sebagai penunjang kegiatan tersebut adalah arsip. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau pun bagan yang memuat keterangan-keterangan sesuatu subyek (pokok persoalan) atau pun peristiwa-peristiwa yang dibuat oleh orang untuk membantu daya ingat orang itu. Dari segi fungsinya arsip itu terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis, Dengan melihat pentingnya arsip bagi kehidupan organisasi, sehingga arsip tersebut perlu dikelola dengan baik. Masalah dalam penelitian ini adalah kompetensi yang dimilki pegawai tata usaha MTs N 2 Pringsewu tidak sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing pegawai, namun hasil pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip disekolah tersebut baik dan optimal. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan dan menganalisis pengelolaan arsip di MTs N 2 Pringsewu serta melihat kelebihan dan kekuranganya. Analisis data menggunakan teori miles and Hibermen yang meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil analisis data diperoleh data a) Pengelolaan arsip dinamis di MTs N 2 Pringsewu yang sebagai berikut: pertama, Penciptaan Arsip yang meliputi Penciptaan arsip pada Surat Keluar dan Surat Masuk. Pengunaan Arsip Dinamis di MTs N 2 Pringsewu, kedua, Penggunaan arsip meliputi peminjaman dan penemuan kembali arsip. Ketiga, Pemeliharaan Arsip yang meliputi penyimpanan dan perawatan, keempat, Penyusutan Arsip Dinamis, Belum adanya pelaksanaan penyusutan arsip dalam pengelolaan arsip yang dilakukan di Bagian Tata Usaha MTs N 2 Pringsewu, hanya terdapat proses pemilihan arsip dinamis yang masih digunakan (berumur 1-3 tahun) tetap disimpan dalam lemari, sedangkan arsip yang sudah tidak digunakan lagi atau berumur lebih dari 3 tahun dipindahkan ke dalam gudang. Begitu pula dengan arsip dinamis yang berupa SPJ gaji. b) Pengelolaan Arsip Statis di MTs N 2 Pringsewu sebagai berikut: pertama, Akuisis Arsip, Akuisisi arsip yang dilakukan di MTs N 2 Pringsewu masih sebatas penyerahan dari pencipta kepada lembaga kersipan, dalam hal ini bagian Tata Usaha di Mts N 2 Pringsewu, kedua, Pengolahan Arsip Statis yang meliputi pendeskripsian arsip, penyatuan sesuai dengan golongan setelah itu pengkodean. Ketiga, Preservasi arsip (Pemeliharaan) dilakukan dengan cara pembersihan fisik arsip, meberikan kapur barus di dalam lemari tempat penyimpanan arsip. Selain itu juga rutin melakukan pengecakan lemari atau tempat penyimpanan arsip, adapun untuk perawatan sama dengan perawatan arsip dinamis, yaitu dengan memberikan kapur barus dan membersihkan arsip-arsip menggunakan kemoceng atau lap yang dilakukan secara rutin. Ke empat, Akses arsip statis, Sistem yang digunakan untuk memumdahkan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dilakukan dengan membuat pengkodean pada arsip dan arsip diletakan di map ordner.